Con respecto a los procesos de la administración de personal es muy común encontrar que bastantes empresarios desconocen o subestiman la importancia de disponer de un reglamento interno de trabajo, para que sirve, como se crea y cuál es la finalidad del mismo.
Es por eso que en este blog deseo compartir nociones básicas que se deben tener en cuenta para poder tener un proceso sano y eficiente en la gestión de las relaciones laborales, buscando que se favorezca la toma de decisiones administrativas, ayudando de ese modo al control administrativo y financiero en las organizaciones desde el recurso humano.
Antes de entrar en materia debemos tener en cuenta que las reglas y condiciones que la empresa establece para ejecutar su labor diaria deben estar dispuestas en un documento, estamos hablando del reglamento o manual interno de trabajo. cualquiera que sea su definición dentro de la organización debe estar redactado de tal manera que cualquier colaborador pueda acceder a este y conocer de primera mano cuales son las reglas y condiciones que permitirán mantener un orden sano y equilibrado en su relación laboral con la empresa.
El objetivo principal de este reglamento interno de trabajo es el de definir claramente cuáles son las condiciones que ha adoptado la empresa para mantener el orden y la eficiencia en su proceso productivo, lo que quiere decir que se deben tener en cuenta descripciones básicas como condiciones de ingreso, horario de entrada, pago de salarios, escala de sanciones disciplinarias, entre otros; estos elementos han de ayudarnos a controlar la administración de personal desde su incorporación, desarrollo al interior de la empresa y posterior retiro.
Es necesario recalcar que este reglamento interno de trabajo debe estar construido y redactado a la luz de las políticas públicas laborales actuales y bajo las necesidades de la compañía (recomiendo que no se copie y pegue), es recomendable que haga un análisis exhaustivo de su empresa e identifique que es lo que necesita, siempre y cuando que bajo ninguna circunstancia se atente contra la integridad, salario, dignidad, entre otros a los que tienen derecho los trabajadores. Dicho lo anterior expongo cuales han de ser los elementos básicos que deben incluirse en el reglamento interno de trabajo:
1. Condiciones de Admisión
En este ítem se debe describir cuáles son los requisitos que deben tener los aspirantes, documentación necesaria y exigencias mínimas para ocupar un puesto en la compañía.
2. Período de prueba
Defina cual es el periodo de prueba para el cargo o contrato laboral que se va a celebrar, se debe tener presente que el artículo 77 del código sustantivo del trabajo define cuales son las condiciones para establecer dicho periodo.
Se deben tener presentes elementos como los siguientes:
Siempre debe ser estipulado por escrito, esto quiere decir que el periodo de prueba debe estar descrito y definido en los contratos de trabajo.
En ningún caso puede exceder de 2 meses.
En los contratos de trabajo a término fijo inferior a un año, el periodo de prueba no puede ser superior a la quinta parte del término pactado, sin exceder de 2 meses.
Entre otros según las labores y necesidades de la compañía.
3. Horas de entrada y salida de los trabajadores
En este inciso debemos establecer cuál es el jornal definido por la organización, para esto es importante definir:
¿Se laborará de lunes a sábado o de lunes a viernes?
¿Existirán turnos rotativos?
¿Cuál es el horario de ingreso y salida de los trabajadores?
Entre otros que se consideren necesarios, siempre y cuando especifiquen cuales son las jornadas establecidas para ejecutar las labores.
4. Permisos
En este aparte es importante definir si únicamente aplicaran los permisos establecidos por la normatividad laboral o si existirán permisos especiales que se otorguen en la compañía, cuál es su forma de autorización y si tendrán o no alteraciones en su remuneración.
5. Salario
Con respecto a este punto es importante aclarar no la cuantía del salario, pero si la periodicidad y tipos de pago que se establecerán en la empresa, si pueden existir bonificaciones o acuerdos entre el empleador y el empleado u otras formas de compensación, siempre y cuando se respeten los topes establecidos por la ley.
6. Servicio médico, medidas de seguridad, riesgos profesionales, primeros auxilios en caso de accidentes de trabajo, normas sobre labores en orden a la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.
Este tema en particular es de importante detalle y cumplimiento, ya que aquí se puntualizan cuáles son las condiciones que han de adoptarse por la organización en el cumplimiento de su sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), allí también deberán considerarse las sanciones a las que puede estar expuesto el trabajador si no cumple con ellas, recomiendo que este fragmento del documento sea revisado con detalle para su aplicación y adopción por parte de los trabajadores.
7. Prescripciones de orden
Aquí es donde se refiere cuáles son los deberes y responsabilidades de los trabajadores.
Ejemplo:
Deberes
Respeto y subordinación a los superiores.
Respeto a sus compañeros de trabajo.
Ejecutar los trabajos que le confíen con honradez, buena voluntad y de la mejor manera posible.
Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por conducto del respectivo superior y de manera fundada, comedida y respetuosa.
8. Orden jerárquico
Aquí se detallará cual es el conducto regular a seguir en la empresa según su rol, quienes son los encargados de administrar áreas críticas, sus jefes y subordinados según la estructura empresarial que se tenga, además de establecer quienes son las personas o áreas dispuestas a hacer cumplir el reglamento interno de trabajo al interior de la compañía.
9. Escala de faltas y sanciones disciplinarias
Como lo mencionaba anteriormente es importante definir claramente cuáles son las sanciones disciplinarias, definiéndolas de leves a graves y como en caso de su repetición puede llegar a tener impactos en su relación laboral llevándolo incluso a la terminación por justa causa. Hecha esta salvedad también se debe tener muy en cuenta la jurisprudencia existente para evitar cometer errores que puedan después representar reclamaciones de carácter laboral por llegar a ser clausulas ineficaces en los contratos de trabajo.
10. Justas causas de terminación del contrato de trabajo calificadas en el reglamento interno de trabajo
Acorde al análisis y el establecimiento de pautas conforme las sanciones disciplinarias identificadas en el punto anterior; es aquí donde definimos claramente cuáles son las causales de terminación de contrato de forma unilateral.
Indiscutiblemente este oficio cumple un papel determinante en la organización del recurso humano disponible y además facilita indudablemente la aplicación de sanciones disciplinarias a los colaboradores, ya que si la organización dispone de un marco sancionatorio definido y explicito la toma de decisiones será congruente y no tendrá novedad alguna en la extinción de la relación laboral si es el caso, pero si no existe un reglamento interno de trabajo en la organización no es viable imponer sanciones sobre un hecho o sanción no definida, lo que pondría en serios aprietos a la organización en la toma de mejoras correctivas, teniendo en cuenta que además no se está cumpliendo con el debido procedimiento para la toma de decisiones.
Personalmente, invito a todos los gerentes a que revisen su reglamento interno de trabajo, no importa el número de empleados, sea uno o cien, la reglamentación del área de recursos humanos es determinante para garantizar la eficiencia organizacional mediante la administración eficiente de este recurso, que, aunque es definitivo para el desarrollo empresarial, muchas veces termina siendo un verdugo implacable desde la perspectiva económica y de proceso.
Cordial Saludo
Jaime Pinzón
Consultor integral en desarrollo organizacional y SST